Automatické obnovy jsou důležitou součástí programu Microsoft CSP a jejich správné nastavení je klíčem k hladkému fungování předplatných. Aby vše probíhalo hladce, je potřeba věnovat čas pochopení tohoto procesu, znát klíčové termíny a vědět, co vše je třeba předem zkontrolovat. V tomto článku si projdeme, jak efektivně spravovat obnovy a vyhnout se případným nepříjemnostem.
Jak fungují automatické obnovy?
Automatická obnova je taková “pojistka” Microsoftu, která je výchozím nastavením zapnuta při objednávce. Jinými slovy – když se blíží výročí předplatného, systém ho automaticky prodlouží na další období. Skvělé, že? Nemusíte se o nic starat. Jenže je tu jedno ALE. Pokud už službu zákazník nechce nebo potřebuje změny směrem dolů v počtu licencí, je potřeba vše řešit včas.
Pokud si nejste jisti, zda zákazník bude chtít předplatné prodloužit, automatickou obnovu lze při objednávce vypnout.
Zákazník sice může některé věci zkontrolovat přímo ve svém Microsoft 365 admin centru, ale většina nastavení – včetně nastavení obnov – je v rukou partnera.
168 hodin
Mohlo se vám stát, že jste na datum obnovy zapomněli, a přemýšlíte, co pak s tím. Dobrá zpráva: po výročí předplatného máte 168 hodin na to, abyste řešili úpravy – třeba snížili počet licencí nebo dokonce zrušili celou objednávku. Po této lhůtě už jde jen navyšovat počty nebo provést upgrade na vyšší edici. Ale nutno říct, že 168 hodin (7 dní) moc času není.
Důležité: S blížícím se datem obnovy (24 hodin) se předplatné uzamkne pro úpravy. Pokud plánujete změny, je dobré vše vyřešit s dostatečným předstihem. Změny lze v naší platformě StreamOne ION naplánovat i dopředu. Budete tak mít jistotu, že v době výročí se stane přesně to, co jste si nastavili.
Grace Period aneb 30 dní rezervy
Pokud zákazníkovi vyprší předplatné, není nutné se hned obávat! Microsoft nabízí tzv. Grace Period (ochrannou lhůtu), která poskytne zákazníkovi dalších 30 dní, během nichž služby stále fungují. Tato doba umožňuje vyřešit případné prodloužení předplatného nebo jiné úpravy bez přerušení přístupu ke službám. Po ní následuje dalších 90 dní, kdy sice zákazník ztratí přístup k aplikacím, ale data zůstanou zachována. Potom už budou nevratně smazána. Tato ochranná lhůta je platná pouze pro roční závazky, která řádně expirovala (např. předplatné s vypnutou automatickou obnovou).
Další změna na obzoru
Od dubna 2025 plánuje Microsoft zavést 5% příplatek za měsíční platby u ročních závazků. Pokud máte zákazníky, kteří zvažují mezi měsíčními a ročními platbami, doporučte jim roční model. Nejenže ušetří náklady, ale také sníží administrativní zátěž. Roční platba totiž nejen ušetří pár korun, ale ušetří i operativu kolem zpracování faktur na měsíční bázi. Navíc, alespoň trochu eliminuje riziko toho, že vám zákazník přestane v průběhu závazku platit.
4 tipy, jak zvládnout obnovy bez stresu:
- Sledujte termíny: Připomínky o výročích dostáváte 30 dní předem.
- Dělejte revizi: Alespoň jednou za měsíc se podívejte, jaké máte obnovy v nadcházejícím měsíci, kde máte zapnutou automatickou obnovu atp. Viz krok 5.
- Plánujte: Pokud víte, že budou do výročí nějaké změny, naplánujte je s dostatečným předstihem.
- Ale pamatujte na to, že každá další změna veškeré zadané změny vymaže, takovou změnou je např. navýšení počtů v průběhu závazku. Pak je potřeba změny do výročí zadat znovu.
- Zvažte roční platbu předem: Je to jednodušší.
- Využívejte dostupné nástroje: Například StreamOne ION – skvělý pomocník, který vám pomůže s přehledem stávajících předplatných a nadcházejích obnov. Návod, jak si všechna předplatná přehledně zobrazit najdete tady.
- Kontrolujte: A to důležité, vše si pečlivě po výročí zkontrolujte. Pamatujte na výše uvedených 168 hodin, pak už se nic dělat nedá.
S trochou kontroly a správnými nástroji budou obnovy v Microsoft CSP hračkou.